MANAJEMEN INFORMASI SYSTEM (MIS)

Ini memainkan peranan penting dalam pengawasan dan perencanaan yang efektif. Mis yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akuran dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perenanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.

Tahap perenanaan dari MIS yaitu :

• Survai pendahuluan dan perumusan masalah.
• Desain konsepsual.
• Desain terperinci .
• Implementasi akhir

.

Agar MIS berjalan efektif maka harus memenuhi lima kriteria, yaitu :

• Mengikut sertakan pemakai dalam tim peranangan.
• Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system.
• Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi.
• Adanya pengujian pendahuluan.
•  Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system.

Kriteria utama MIS efektif yaitu :

• Pengawasan terhadap kegiatan yang benar.
• Tepat wwaktu dalam pemakaiannya.
• Menekan biaya secara efektif.
• Sistem yang digunakan harus tepat dan akurat.
• Dapat diterima oleh yang bersangkutan.

Adapun karakteristik pengawasan yang efektif harus memenuhi :

• Ada unsur keakuratan, dimana data harus dapat dijadikan pedoman dan valid.
• Tepat-waktu, yaitu dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secara cepat dan tepat dimana kegiatan perbaikan perlu dilaksanakan.
• Obyektif dan menyeluruh, dalam arti mudah dipahami.
• Terpusat, dengan memusatkan pada bidang-bidang penyimpangan yang paling sering terjadi.
•  Realistik secara ekonomis, dimana biaya sistem pengawasan harus lebih rendah atau sama dengan  kegunaan yang di dapat.
• Realistik secara organisasional, yaitu cocok dengan kenyataan yang ada di organisasi.
• Terkoordinasi dengan aliran kerja, karena dapat menimbulkan sukses atau gagalnya  operasi serta harus sampai pada karyawan yang memerlukannya.
•  Fleksibel, harus dapat menyesuaikan dengan situasi yang dihadapi, sehingga tidak harus buat sistem yang baru bila terjadi perubahan kondisi.
• Sebagai petunjuk dan operasional, dimana harus dapat menunjukkan deviasi standar sehingga dapat menentukan koreksi yang akan diambil.
• Diterima para anggota organisasi, mampu mengarahkan pelaksanaan kerja anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi, tanggung jawab dan prestasi.

PERBEDAAN TIPE PENGAWASAN

1. METODE KUANTITATIF

Teknik ini memerlukan data khusus, guna mengukur dan memeriksa kuantitas serta kualitas keluaran (out put). Metode-metode kuantitatif terdiri dari :

1.      Anggaran (Budget) :

a.      Anggaran operasi  seperti :

·         Anggaran penjualan

·         Anggaran kas dan sebagainya

b.      Anggaran khusus seperti :

·         Planing, programming, budgetring system (PPBS)

·         Zero base budering (ZBB)

2.      Audit

·         Internal

·         Eksternal

3.      Analisa Break Even

4.      Analisa Rasio

5.      Bagan dan teknik yang berhubungan dengan wakttu kegiatan seperti :

Ø  Bagan gantt

Ø  Program evaluation and review technique (PERT)

Ø  Critical path method (CPM)

2. METODE PENGAWASAN NON KUANTITATIF

Metode pengawasan Non Kuantitatif adalah metode-metode pengawasan yang digunakan manajer dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Metode ini biasanya mengawasi keseluruhan “Performance” organisasi dan sebagian besar mengawasi sikap dan “Performance” para karyawan.

Metode-metode yang digunakan meliputi :

1.      Pengamatan

2.      Inspeksi teratur dan langsung

3.      Pelaporan lisan dan tertulis

4.      Evaluasi pelaksanaan

Diskusi dan metode-metodenya adalah MBO, MBE dan MIS